中小零細企業にとってのシステム導入と効率化について必要なこととは

業務効率のアップのためにシステム導入を成功させるために必要なことは!

どんな企業様にとっても業務効率のアップは身近な課題であると思います。
その中でよいシステムを導入することは無駄な作業を極力減らし、重要な仕事に対して時間を注力することができますのでどのような企業様にとってもできることなら導入をしたいと考えられると思います。

実際に大手企業はこのようなシステムをうまく活用して作業量を減らし、社員満足を上げるだけでなく、効率を上げることで売り上げまでも高めています。

しかし、日本の大多数を占める中小企業様はまだまだシステムをうまく使いきれていないのが現状といわざるを言えません。

今までお話しさせていただきました会社様の中には高額な費用をかけてシステムを作ったけれども結局社内に根付かなくて無駄になってしまったという会社様や費用をかけたけれども大きな業務効率の改善はできず、以前の作業と混ざってしまいより非効率になっているという会社様もおられました。

毎年多くの会社ができて、大きくの会社がつぶれていく現在の中で他社よりも強い競争力を発揮させるためにはどうしても業務効率のアップが欠かせなくなります。

そんなときにどうすればコストを抑え、より効果的なシステムを導入することができるのでしょうか?

ここでは弊社がコンサルティングさせていただく過程で良くお話しさせていただく内容をまとめてみましたので参考にしていただければと思います。

実は多くの会社がシステム導入の目的を明確に持っていません!

意外なことなのですが多くの会社がシステムの導入を何となく行っています。
何となくというと語弊があるのですが私たちが述べたいのはシステムを導入することで何をどのように改善したいのかが明確になっていないということです。

弊社がお客様に業務改善システムの提案をさせていただく際に最初に行うことはそれぞれの会社様のヒアリングです。

導入を考えているキーマンだけでなく最低でも各部署の担当者に「無駄になっている点」「改善できそうな点」「できればいいなと思っている点」と話をします。

そのあとシステムを導入することで改善をできそうなことをリストアップします。
すべてがシステムで改善できるわけではありませんのでシステムで改善できない点は別の方法を模索することになります。

多くの会社様であげられる改善点の例を記載しておきます
・営業制約率の向上を図りたい
・非営業部隊の無駄を削減したい
・管理部門が各担当の成績を確認したい
・案件の重要度を確認したい
・売上予測の精度を高めたい
・作業の抜け漏れを減らしたい
・案件の可視化を行い適切なフォローを行いたい
・個人ではなく会社として案件の管理を行いたい
・重要顧客を見極めたい

ある程度改善ができる内容が見えてくると次に優先順位をつけます。
優先順位をつけることでシステムの全体像が見えてきます。

ここまで行うとシステムを作成することはできるのですが、どれだけその会社にあった内容でも従業員が使わなければシステムは意味を成しませんので、この段階で一度使う人と話あい、問題点の洗い出しをすることをおすすめしています。

ここで問題点や使用する際の課題点を明確にしておくことでシステムができてからの会社での使用率が高くなります。

システムは作ってからが本当の勝負!

このように会社様の課題に合わせたシステムを作ったとしてもまだうまくいくかはわかりません。

システム導入を考えられているすべての方に先にお伝えしたいのができてからが本当の勝負で、私たちの腕の見せ所なのです。

実はせっかくいいシステムが作られても活用されず、従来の方法で仕事を続ける方があまりにも多いのです。

そのため、システム構築後の導入に最も目を光らせるべきなのです。
また、システムは作ってから気づくことがどうしても多いため、この段階でさらに洗練されたシステムに変更を行っていくのです。

この導入を定着化させるためには社内勉強会を開いたり、使用していないユーザーの特定を行い、個別面談を行うなど本当に時間がかかってしまいます。

しかし、この工程をきちんと行うことでシステムは必ずどの企業様にも根付き、大きな利益をもたらしてくれます。

中小零細企業にとって導入すべきシステムとは

システムと聞くとどうしても数千万程度かかってしまうなどのイメージが多いですが、そのような高額なシステムを独自に組むのは大手企業ぐらいでほとんどの企業様にはカスタマイズができる汎用のシステムを自社ように設計しなおすことで大きな業務改善ができます。
※使いやすさなどを考えるとオーダーメイドのシステムより良いと思います

このようなシステムだと月額になっていることも多く数万円程度で使用することも可能です。
※この辺りに関しては今後情報提供していきます

システムは手軽に導入することが可能なので、うちはシステムなんてたいそれたものは・・・と考えるのではなく一度業務改善のためにどんなことができればいいかを考えてみてください。

その際に、弊社にお声かけしていただければ皆様の潜在的な悩みを顕在化して最適なシステム導入ができるお手伝いができればと思います。

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